Empieza con un caso reciente
Elige una solicitud que el equipo haya completado recientemente. Describe qué llegó, quién lo recibió, qué información faltaba y cómo fue el resultado final. Usa una muestra autorizada o elimina datos identificables. Un caso concreto muestra trabajo que una frase general como “necesitamos un mejor sistema” deja oculto.
Escribe cada paso como una acción de un rol identificado: recibir el formulario, verificar la dirección, pedir información faltante, aprobar el siguiente paso. Registra la herramienta y el estado en cada traspaso. Separa espera y trabajo para no confundir un retraso de aprobación con una captura de datos lenta.
Identifica excepciones y decisiones
Pregunta a quien realiza la tarea qué pasa cuando una solicitud llega incompleta, duplicada, cancelada o asignada a la persona equivocada. Marca las decisiones que dependen del criterio humano y la información necesaria. Esos caminos forman parte del proceso, aunque hoy se resuelvan mediante llamadas o mensajes informales.
Para cada excepción, identifica un responsable y un siguiente paso seguro. “Detener y consultar al coordinador” puede ser una primera regla adecuada. Evita automatizar una decisión que nadie puede explicar. Si el equipo aplica reglas diferentes, acuerda la regla antes de pedir a un sistema o a la IA que la reproduzca.
Define una primera fase que el equipo pueda probar
Elige un punto de fricción y define una tarea completada. Por ejemplo, un coordinador autorizado puede ver una solicitud, identificar campos faltantes y asignar la próxima acción. Lista usuarios, datos necesarios y sistemas que deben conectarse. Deja las funciones futuras fuera de la primera fase para mantener clara la aceptación.
Registra una línea base como tiempo por caso, solicitudes incompletas o consultas de estado. Acuerda qué casos se probarán y quién decidirá si el cambio es útil. Incluye mapa, excepciones y línea base en el resumen del proyecto; son más útiles que una estimación de ahorro sin sustento.
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