Describe una tarea antes de las pantallas
Describe la tarea como persona y resultado: un coordinador revisa una solicitud y asigna la siguiente acción, o un miembro entrega un documento y ve si se recibió. Identifica el inicio y la evidencia de finalización. Una lista de pantallas sin este propósito dificulta controlar el alcance.
Elige el conjunto mínimo de registros necesario. Distingue campos esenciales de información que quizá sea útil después. Identifica quién define campos y estados. Un portal inicial puede reemplazar seguimiento disperso sin intentar convertirse en todos los sistemas que utiliza la organización.
Haz explícitos los roles y los estados
Lista quién puede crear, leer, actualizar, aprobar y archivar cada tipo de registro. Distingue personal interno, participantes externos y administradores. Las reglas de acceso deben aplicarse donde se sirven los datos, incluso si alguien abre un enlace directo o envía una solicitud fuera de la interfaz.
Usa estados relacionados con el trabajo, como recibido, información faltante, en revisión y completado. Para cada cambio, identifica actor y condiciones. Evita que el cambio dependa solo del color de una tarjeta. Las personas deben comprender qué ocurrió y cuál es el siguiente paso.
Acuerda aceptación y fases posteriores
Prepara ejemplos de aceptación con entrada normal, campo obligatorio faltante, duplicado, permiso denegado y error recuperable. Pide a un usuario cotidiano completar el flujo sin instrucciones del desarrollador. Incluye los dispositivos utilizados, el texto que debe comprender y el tiempo disponible para revisar.
Mantén una lista separada de módulos futuros, como pagos, informes avanzados o roles adicionales. Agrégalos después de observar uso y revisar costos y dependencias. El primer portal debe tener un límite claro y un plan de entrega; no implica un ERP completo ni una aplicación móvil nativa.
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